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LMS e sincronizzazione: come integrare i sistemi aziendali e lavora meglio

E’ possibile sincronizzare un LMS con i software aziendali, ad esempio un CRM (Customer Relationship Management) oppure un sistema di fatturazione? Perché la sincronizzazione è così importante per ottimizzare il flusso di lavoro di tutti i giorni? 

Partiamo con ordine. Un LMS (Learning Management System) è una software che offre ai discenti la possibilità di accedere via web a corsi di aggiornamento professionali, a materiali formativi formali e informali, a test di valutazione e questionari e a tantissimi altri elementi. Solitamente è disponibile secondo un modello SaaS (Software as a Service), quindi ospitata da un’infrastruttura cloud e raggiungibile via web.

Oggi sono molte le strutture che decidono di utilizzare una piattaforma di questo tipo: dall’azienda corporate, al provider accreditato secondo specifiche normative, dall'organizzatore di eventi alla casa editrice, all’azienda sanitaria.

Grazie alle flessibilità di gran parte di questi strumenti e alle funzionalità che possono di volta in volta offrire, può essere declinata su contesti diversi mantenendo come obiettivo centrale il Learning appunto, l’apprendimento, ovvero l'acquisizione di nuove conoscenze e il miglioramento delle competenze dei rispettivi discenti.

Il tuo LMS diventa parte di un ecosistema: le sincronizzazioni

Se il focus di chi gestisce un LMS è la completa gestione ed erogazione della formazione, è sufficiente però una parola magica perché le funzionalità di una piattaforma di questo tipo arrivino a moltiplicarsi, integrandosi perfettamente in un ecosistema digitale aziendale. Stiamo parlando di “sincronizzazione”.

In gergo tecnico, per sincronizzazione si intende la capacità di due o più sistemi di dialogare, sfruttando un linguaggio standard o comune, allo scopo di scambiarsi dei dati.
La trasmissione di dati tra sistemi sincronizzati deve assicurare:

  • la sicurezza in fase di trasmissione dati, per evitare intercettazioni e manomissioni
  • la correttezza del dato nel suo passaggio dal servizio inviante al servizio ricevente

Esistono diversi tipi di sincronizzazione, tra i più comuni:

  • sincronizzazione univoca: quando il sistema proprietario di un dato (master) invia le informazioni ad un secondo sistema oppure quando un sistema richiede uno specifico dato al sistema che ne è proprietario
  • biunivoca: quando entrambi i sistemi sono proprietari di dati e li aggiornano in maniera reciproca e non gerarchica, a seconda di dove l’informazione viene effettivamente modificata

Oltretutto se il tuo LMS dispone di API pubbliche sarà ancora più semplice sincronizzare e gestire dati con sistemi diversi a seconda dei tuoi obiettivi specifici. 

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Che cosa puoi sincronizzare con un LMS?

CRM (Customer Relationship Management)

Ovvero un’applicazione in grado di analizzare e gestire le relazioni e le interazioni con clienti e prospect.
Un sistema di questo tipo potrebbe fornirti tutte le informazioni utili per poi gestire i programmi di customer education, aiutandoti a definire a quali aziende proporre determinati corsi e in alcuni casi anche gestendo direttamente l’iscrizione dei discenti. Esempi: Sales Force, SAP.

HCM (Human Capital management)

un sistema di HCM (Human Capital management) ovvero un software utilizzato dall’azienda per la gestione dei diversi processi delle Risorse Umane, dal recruiting alla gestione delle performance, e quindi in grado di monitorare l’effettiva frequentazione dei corsi da parte dei dipendenti interni. Esempi: Inaz, Zucchetti.

Sistema per la fatturazione

In modo che l’ordine di acquisto sull'LMS possa essere trasmesso direttamente al sistema che si occupa di generare le fatture e di raccoglierle per l’invio all’Agenzia delle Entrate; tra l’altro questa funzionalità è molto utile anche in caso l’azienda gestisca più numerazioni di fatturazione parallele. Esempi: Fatture in Cloud, Legalinvoice.

Sistemi per il pagamento online

Un sistema di rilevazione delle presenze dei discenti durante un evento residenziale solitamente capace, tramite un'applicazione sul telefono, di scansionare il codice o QRcode del discente e trasmetterlo automaticamente all’LMS, permettendo una raccolta dei dati puntuale e sicura e agevolando di molto il lavoro dell’amministratore che può quindi utilizzare lo stesso LMS anche per la gestione di eventi residenziali o ibridi. Nel caso di Hippocrates possiamo citare ad esempio hBadge

Registro presenze

Ad esempio un sistema di POS virtuali, di banche o di servizi di pagamento online in grado di facilitare il lavoro dell'amministratore di sistema e del discente (il pagamento è veloce e sicuro, l’iscrizione viene generata automaticamente al pagamento dell’ordine) e permettere anche - con l’evolversi dei servizi - possibilità aggiuntive come il pagamento a rate. Esempi: Nexi, Stripe, Paypal, Klarna.

Sistemi di videoconferenza

una piattaforma di videoconferenza, webinar ed eventi online attraverso cui il discente effettua una o più segmenti di formazione in diretta per poi raggiungere l’LMS e terminare la fruizione del corso. In questo modo il sistema di formazione si amplia ed è possibile gestire non solo eventi sincroni e ibridi, ma anche tante altre progettualità diverse e combinate, raccogliendo poi i dati di frequentazione in un unico bacino e garantendo tracciabilità e trasparenza. Esempi: Zoom, GoToWebinar, GoToMeeting.

Per concludere

Come è facilmente intuibile, ogni software aziendale contiene una mole di dati importante ed è nato con scopi specifici.

La sincronizzazione tra una piattaforma LMS per la gestione della formazione e le altre applicazioni aziendali - se progettata con la dovuta cura e conoscenza dei flussi - consente di massimizzare i vantaggi presenti in entrambi e avere:

  • Processi semplificati, poiché automatizzando e centralizzando alcune attività si riducono i tempi e il lavoro manuale
  • Dati aggiornati, mantenuti coerenti all’interno del sistema
  • Sviluppo di nuove opportunità e progetti combinati

In generale quindi far dialogare il tuo LMS con un sistema esterno che già utilizzi in azienda o hai intenzione di integrare potrebbe essere un ottimo punto di partenza per semplificare il lavoro dei tuoi dipendenti, ma anche sviluppare nuovi business. Parlane con i tuoi fornitori e inizia a costruire il tuo ecosistema integrato!

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