E’ possibile risparmiare tempo nell’organizzazione di un corso in aula tramite una piattaforma LMS? In questo articolo parliamo di come un software per la formazione possa rendere più facile e veloce la gestione di un corso in presenza, parlando dei vantaggi che il suo utilizzo porta sia agli organizzatori che ai partecipanti.
La Formazione Residenziale (RES), come spesso viene definita, è destinata soprattutto ai professionisti che necessitano di aggiornare o migliorare le proprie competenze, partecipando a corsi, convegni, seminari e congressi dove è necessaria la loro presenza fisica.
Come nella formazione online, a distanza, anche nella formazione residenziale l’utilizzo di una piattaforma LMS può aiutare e supportare gli organizzatori nell’ottimizzazione in diverse fasi del corso in aula, come nella fase di raccolta iscrizioni, gestione delle presenze e analisi dell’andamento dell’evento. Anche i partecipanti della formazione residenziale ottengono diversi vantaggi dalla presenze di un LMS a supporto dell’evento.
Naturalmente non tutti i Learning Management System sono uguali. Per prima cosa è necessario che siano di tipo Software-as-a-Service (Saas), consentendo sia agli organizzatori che ai partecipanti di accedere da web. I primi per l’organizzazione e la gestione dei corsi, i secondi per alcuni evidenti vantaggi che elencherò di seguito. Vediamo di seguito i vantaggi che offre un LMS da parte degli organizzatori e dei partecipanti.
LMS per il Residenziale: vantaggi per i partecipanti
Scheda informativa
La scheda informativa di un evento residenziale, pubblicata online, offre chiarezza e la possibilità di scaricare materiale informativo. Permette di conoscere i relatori e altri dettagli che caratterizzano l'evento.
Geolocalizzazione dell’evento
Gli interessati possono facilmente ottenere informazioni precise sulla posizione dell'evento. Inoltre, è possibile condividere la posizione direttamente sui propri dispositivi mobili e ricevere indicazioni stradali, inclusi i tempi di percorrenza.
Carrello ordini
Ogni evento è acquistabile online, con diverse modalità sicure di pagamento, sia sincrone che asincrone. Il cliente disporrà nei termini di legge dei documenti che ne attestano il saldo e l’iscrizione.
Area personale
I partecipanti, previa registrazione e autenticazione, accedono alla propria area personale. Al suo interno, troveranno l’archivio dei corsi fruiti, l’elenco delle partecipazioni in corso, la documentazione e gli attestati che li riguardano, lo storico degli ordini e la possibilità di aggiornare dati anagrafici e professionali.
Rifruibilità dei contenuti
Qualora l'evento venga registrato, il suo contenuto può essere reso disponibile online per successive fruizioni.
LMS per il Residenziale: vantaggi per gli organizzatori
Catalogo corsi ed eventi online
Un unico catalogo corsi pubblicato online, che includa sia quelli FAD che quelli RES, oltre a sviluppare opportunità commerciali, aumenta la reputazione dell’organizzatore e dei suoi partner.
Call to action
Le schede dei corsi residenziali e le pagine informative possono includere le cosiddette Call to action, ovvero quelle strategie finalizzate a incoraggiare il pubblico a intraprendere azioni specifiche: form di contatto, richiesta di aiuto o il download di una brochure.
Iscrizione agli eventi
L’iscrizione online garantisce di tenere sotto controllo tutte le dinamiche legate ai posti disponibili, alle limitazioni normative e professionali, nonché di applicare prezzi e promozioni differenziate per specifiche categorie.
Gestione ordini e incassi
L’evasione delle iscrizioni e dei relativi ordini consente di avere un quadro preciso degli incassi, oltre alla documentazione connessa e ai file necessari per la generazione delle fatture elettroniche (Xml di interscambio).
Dati degli utenti
All’atto della registrazione, l'utente fornisce i propri dati anagrafici, professionali e di contatto. Alcuni di questi, come il Codice Fiscale o l’e-mail, possono essere verificati preventivamente, prima di consentire l’iscrizione vera e propria agli eventi.
Privacy e GDPR
All’atto della registrazione è necessario accettare il trattamento dei propri dati personali. L’informazione è presente e può essere sempre verificata, sia dal partecipante che dall’organizzatore.
Tracciamento
I sistemi di Learning Management System possano aiutare gli organizzatori a tracciare le attività di ingresso e uscita dei partecipanti agli eventi, nonché le loro performance.
Esportazioni
I dati presenti, sia quelli degli utenti che dei corsi, possono essere esportati in formato digitale, per un utilizzo su altri software.
Norme professionali
I partecipanti possono svolgere test di valutazione, compilare survey o questionari di Customer Satisfaction, direttamente online, anche per i corsi Residenziali.
Monitoraggio e valutazione delle competenze
L’organizzatore può organizzare corsi che fanno riferimento a specifiche norme professionali, come ad esempio quella dei geometri, degli architetti o l’ECM per le professioni sanitarie. Per ognuna, sarà più semplice ottemperare a quanto previsto, in termini di date, obblighi e dichiarazioni post evento.
Attestati
Al termine del corso, coloro che ne avranno diritto, potranno scaricare eventuali attestati.
Per concludere
Per concludere, organizzare un evento in presenza con una piattaforma LMS può davvero ridurre tempi e risorse impiegate e rendere minimo l’intervento e il controllo manuale di chi gestisce l’evento stesso. Inoltre, i partecipanti possono vivere un’esperienza più piacevole, automatizzata grazie all’integrazione del digitale all’interno di un corso in aula.
Abbiamo parlato della potenza della tecnologia nell’innovazione della formazione in aula in questa guida scaricabile gratuitamente.