La Relazione Annuale è uno dei documenti che ogni Provider ECM è tenuto ad inviare ad Age.na.s. entro il 31 marzo di ogni anno, al fine di rendicontare gli eventi svolti nell'anno precedente.
In questo articolo, parliamo proprio della Relazione Annuale. Definiamo di cosa si tratta e di cosa deve fare il Provider ECM per adempiere alla consegna di questo documento.
Il 31 marzo è da sempre una data molto impegnativa per chi si occupa di formazione ECM.
Da una parte indica il termine entro cui dovranno essere trasmessi tutti i tracciati XML dei moltissimi eventi terminati il 31 dicembre, per consentire al Co.Ge.A.P.S. l'effettiva attribuzione dei crediti per ogni discente.
Dall'altra è la scadenza per l'invio della Relazione Annuale, un documento ufficiale richiesto dal Ministero della Salute che contiene la fotografia della formazione effettuata durante l'intero anno precedente.
Vediamo insieme nello specifico che cos'è la Relazione Annuale, com'è strutturata e soprattutto perché è fondamentale.
Cos'è la Relazione Annuale?
L'art. 66 dell'Accordo Stato/Regioni del 2 febbraio 2017, che regola la normativa ECM, cita "entro il 31 marzo di ogni anno il provider trasmette all'ente accreditante la relazione annuale relativa agli eventi svolti nell'anno precedente."
Si tratta quindi sostanzialmente della modalità in cui il provider dichiara di aver adempiuto agli obblighi nei confronti dell'utente, dell'Ente accreditante e di COGEAPS, fornendo tramite il piano formativo annuale tutti i dettagli degli eventi programmati inizialmente e dando evidenza di eventuali corsi aggiunti successivamente.
La struttura della relazione, secondo le indicazioni del Manuale di accreditamento per l'erogazione di eventi ECM, è già suddiviso in fasi e richiede:
- numero di eventi realizzati rispetto alla pianificazione
- numero di eventi realizzati non previsti nel piano formativo
- numero di partecipanti agli eventi che non hanno acquisito i crediti ECM
- rilevazione statistica della qualità percepita distinta per tipologia formativa e complessiva di tutti gli eventi
- consuntivo economico della formazione
- percentuale di fonti di finanziamento esterne (quote, sponsorizzazioni e altro), rispetto alle entrate;
- assolvimento obblighi informativi nei confronti degli utenti, dell'Ente accreditante e del Co.Ge.A.P.S.
La Relazione Annuale è obbligatoria?
Il caricamento di tutta la documentazione relativa alla Relazione Annuale non è un passaggio facoltativo per il provider, anzi!
L'invio di questo documento è obbligatorio e ai sensi dell'art. 87 lett. g) dell'Accordo Stato-Regioni del 2 febbraio 2017, dove si indica: "costituisce violazione grave: il mancato rispetto delle norme sulla relazione annuale degli eventi di cui all'art. 66" e la non ottemperanza rischia l'invio di un'ammonizione da parte dell'Ente Accreditante, con possibili ripercussioni sulla validità dell'accreditamento.
Cosa deve fare il Provider ECM?
La compilazione dei dati avviene all'interno dell'area riservata presente sul sito tramite una procedura guidata e riguarda sostanzialmente:
- Associazione eventi piano formativo - eventi definitivi
Viene richiesta la corrispondenza tra la formazione pianificata (secondo il Piano Formativo dell'anno precedente) e quella effettivamente svolta.
Alcuni dati sono calcolati dal sistema in automatico, mentre altri sono da integrare manualmente - Bilancio Eventi dell'anno precedente
Vengono richiesti i dati sui costi totali degli eventi, sui ricavi da sponsorizzazioni dell'anno precedente e su altre forme di finanziamento, sulle quote di partecipazione - Resoconto (obiettivi, professioni e discipline)
Viene impostato in automatico dal sistema riportando gli obiettivi formativi, la tipologia e numerosità delle professioni e delle discipline relativi agli eventi dell'anno di riferimento - Caricamento relazione
Viene richiesto il caricamento della relazione finale, compilata secondo il modello scaricabile dal sito, salvata in formato pdf e firmata sia in maniera autografa che digitalmente.
I dati inseriti e il documento caricato possono essere modificati appunto entro e non oltre il 31 marzo.
Successivamente a questa data il documento rimane in sola visualizzazione sempre all'interno della propria area personale sul sito di Age.Na.S.
Iniziare l'elaborazione della Relazione Annuale per tempo è dunque importantissimo, in modo da rispettare la scadenza imposta e compilare correttamente la documentazione richiesta.
Per gestire questa mole particolarmente ricca di dati la strategia migliore è sicuramente quella di partire dalle informazioni contenute sulla piattaforma LMS su cui si lavora - meglio ancora se l'LMS in questione fornisce (come Hippocrates) una bozza del documento già pre-impostato in pochi click.
In questo modo è possibile reperire i dati velocemente, ridurre il lavoro manuale e soprattutto eliminare il rischio di dimenticare eventi e partecipanti.
Poter contare su uno strumento unico per la gestione di tutti gli eventi ECM:
- facilita quindi il lavoro;
- permette di rispondere alle richieste di Normativa in maniera puntuale;
- consente di risparmiare tempo prezioso che può essere dedicato dal provider a progetti più strutturati e rilevanti - utili per rendersi sempre più competitivi sul mercato.
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